マイナンバー対策：今！企業がすべきこと
10月 15th, 2015おはようございます。
今日は朝、ＳＢＳラジオで、
「マイナンバー対策：今！企業がすべきこと」について、
お話をさせていただきました。
お聴きくださった皆様、
ありがとうございました。
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もしかして、
聴かなかったけれど、聴いてみたかったな、
とおっしゃってくださる方がいらっしゃるかもしれませんので、
内容をまとめてみました。
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マイナンバー制度への対応で、今、企業がすべきことは？
１．社員の皆さんにお知らせをする
①マイナンバーの社内の責任者は誰で、担当者は誰
②マイナンバーの通知カードが10月後半から11月いっぱいにかけて書留で届く、それを大切に保管してください
③今後会社は、税金、雇用保険、年金などの届出書に書くために、マイナンバーを、社員から聞いていきます
これらは、もちろん口頭でもよいですが、できれば簡単に書面にまとめて社員に渡していただくと、いっそうよいです。家族にも見てもらえますから。
「うちの会社、何も言わないなあ・・・」という状況は無くしましょう。
２．マイナンバーをどういうタイミングでどうやって集めるのかを決める
注）「集める」と言っても、通知カードの原本を集めるのではない。社員や扶養家族のマイナンバーを会社が把握するということ）
①記載する書面を用意し、それに書いてきてもらう
②コピーをもらう
③年末調整の書類に書いてもらう
注）③の場合は、年末調整書類を出さない方、税金の扶養にならない方の分は別の用紙で集めることが必要です。
どのタイミングでどう集めるにしても、社員自身の分は「本人確認」という作業が必要です。これは、社員の通知カードの原本と、免許証などの本人確認書類の原本を見せてもらうことです。社員の本人確認をしながら、マイナンバーを集めてください。
３．セキュリティー対策は？
セキュリティー対策も、会社の規模により変わってきます。
規模に関わらず必要な基本をご説明します。
また、セキュリティー対策を考えるには、その前にまず、社員から聞いたマイナンバーをどうやって会社で保管するかを決めることが大切です。
①マイナンバーが書かれたものや、通知カードのコピーを紙で取っておく場合
鍵のかかるキャビネット等が必要になる
カギをかけ、そのカギを誰が持つか決める
②パソコンに入力する場合
入力したものにパスワードをかけ、マイナンバーの責任者・担当者しか
見られないようにしておく
情報が盗まれないよう怪しい添付ファイルは開かない
※共通して必要なこと
マイナンバーの事務処理は、他の社員に見られない場所でおこなう、
もしくはパーテーションなどで区切った場所でおこなう
社員も担当者も、マイナンバーの書かれた書類、コピーやプリントアウトした紙を
出しっぱなしにしない
マイナンバーの事務処理は、他の人に見られない場所、もしくはパーテーションで区切る
４．責任者、担当者に必要な教育
①マイナンバー制度そのものについて
②責任者・担当者として求められていることの意識づけ
③集める際・利用する際等の具体的なやり方・注意点
５．万が一、マイナンバーが漏えいしてしまった場合、どうなるか
すぐにこんな被害がというのは考えにくい、被害が出ないよう、国も対策をとっています。
ただ、マイナンバーは今後どんどん利用が広がる予定ですし、今後どんな手口の犯罪が出てくるかわかりません。だから今後に備え、最初から厳しい取扱が求められているのです。
６．詐欺対策は？
◆個人として：
マイナンバー関係の電話での通知や問合せはありませんから、問い合わせが来たら、まず「あやしい」と考えてください。
また、いくら相手に急かされても、絶対に1人で対応しないこと、それを家族にもよく伝えておきましょう。「有り得ない話」であるオレオレ詐欺も、実際非常に多いのですから。
◆会社として：
責任者・担当者への教育がとても大切です。教育によって、社員からの問い合わせにも、自信を持って答えていただけるようになります。また、情報不足で惑わされないよう、社員さんにも教育をしていただくと、とてもよいです。
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以上、基本的なことではありますが、
まだ実行されていないことがおありでしたら、
すぐにでも！
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